POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Químico SAS Corporación Productora en adelante , identificada con Nit. 800.077.828 – 4 es una empresa colombiana fundada en 1989, con presencia a nivel internacional, cuenta con un portafolio de materias primas, ingredientes, aditivos, especialidades, productos químicos para la Industria de alimentos, bebidas, sabores, fragancias, Industria farmacéutica, veterinaria y cosmética, entre otros sectores Industriales. Cuenta con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, ubicada en la Carrera 116 No. 14 B – 95 Fontibón Recodo, con teléfono de contacto +57 3505079093 / +1 4703324738 y correo electrónico [email protected]
Químico SAS Corporación Productora , tiene la calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales respecto de los datos que solicita y que le son suministrados a través del desarrollo de su actividad. Por ello ha adoptado medidas adecuadas para que los mismos sean almacenados, utilizados y conservados en condiciones seguras y de respeto a los derechos de los Titulares de los Datos Personales. Con respecto a la información personal que recopila de clientes, proveedores, empleados y demás personas de las cuales podamos obtener datos con ocasión del desarrollo de nuestras actividades.
Químico SAS Corporación Productora en desarrollo de sus actividades conoce, recopila, almacena, utiliza y en general trata información personal de los diferentes grupos de interés. Teniendo en cuenta la importancia que tiene la información personal para sus Titulares y la expedición en Colombia de un marco normativo que busca proteger y garantizar el uso adecuado de la información de los ciudadanos, Químico SAS Corporación Productora ha desarrollado la presente Política de Protección de Datos Personales, siendo sus principales pilares los siguientes: el respeto a la persona, la transparencia en el uso de la información, el desarrollo de mejores oportunidades para los Titulares de los datos y en general el cumplimiento eficiente de las normas que rigen en Colombia, esto es de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás decretos concordantes, las circulares y guías emitidas por la Autoridad Nacional de Protección de Datos.
GENERALIDADES
1. MARCO LEGAL.
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales de Químico SAS Corporación Productora se ha elaborado en desarrollo de las disposiciones contenidas en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual consagra el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ellas en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros, respetar los derechos y garantías previstas en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esta clase de información. En la medida que se incorporen cambios legales significativos que modifiquen las normas anteriormente mencionadas, la Política para el Tratamiento de Datos Personales de Químico SAS Corporación Productora se ajustará de acuerdo con dichos cambios.
2. APLICACIÓN.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a todos los que tengan o hayan tenido alguna relación contractual con Químico SAS Corporación Productora,
sin que esta enunciación sea exhaustiva, clientes tanto activos como inactivos, proveedores, trabajadores, extrabajadores, o cualquier tercero
cuyos datos personales se encuentran incluidos en las bases de datos de Químico SAS Corporación Productora.
El ámbito de aplicación de esta Política de Tratamiento de Datos Personales de conformidad con la Ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales y jurídicas registrados en todas las bases de datos de propiedad de F&M, o cuyo tratamiento ha sido encargado a ésta.
Dadas las actividades que pude desarrollar Químico SAS Corporación Productora es posible que actúe tanto como responsable del tratamiento, como encargado de este, dependiendo de si ella misma los obtiene y es quien define su finalidad de uso, o si por el contrario es quien recibe los datos de un tercero a título de encargo.
La presente política aplicará al Tratamiento de Datos Personales efectuado en territorio colombiano o cuando Químico SAS Corporación Productora en su calidad de responsable o encargado del tratamiento de los datos, dejare de estar domiciliada en el territorio nacional, más, sin embargo, le será aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
3. OBLIGATORIEDAD
Todos los funcionarios de Químico SAS Corporación Productora quedan cubiertos bajo esta política. Químico SAS Corporación Productora adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación requeridas, conel fin de asegurar que todas las áreas sean capacitadas en esta regulación y, en especial. De esta manera, se busca asegurar el conocimiento, ntendimiento y la debida aplicación de las normas. Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados, los contratistas y terceros que obran en nombre de Químico SAS Corporación Productora.
El incumplimiento originará sanciones de tipo laboral o de tipo contractual según sea el caso. Lo anterior, sin perjuicio del deber de responder cada uno de ellos patrimonialmente por los daños y perjuicios que causen a los titulares de los datos o a Químico SAS Corporación Productora por el incumplimiento de estas políticas o el indebido Tratamiento de datos personales.
4. PERMANENCIA.
Las políticas y procedimientos consignados en este documento aplican a las bases de datos que posee actualmente y aquellas que hacia el futuro conforme o recopile Químico SAS Corporación Productora, la cual conservará indefinidamente los registros de todos los titulares con el fin de mantener contacto con los mismos. Se
eliminarán los datos del fichero a petición del titular de la respectiva información a través de los correos electrónicos:
[email protected]
[email protected]
5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DE ESTOS.
En F&M tratamos sus datos personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, es por eso que velará por el correcto uso de sus datos personales con el fin de garantizar la reserva de la información y ofrecerle la mejor experiencia en la interacción con nuestros productos y servicios, así como el cumplimiento de nuestras relaciones contractuales. Químico SAS Corporación Productora en desarrollo de su objeto social trata información proveniente de clientes, empleados, proveedores y terceras personas naturales. El Tratamiento que realizará Químico SAS Corporación Productora, con la información personal será el siguiente: La recolección, almacenamiento, uso, circulación y eliminación. A continuación, se enuncian las finalidades del Tratamiento para cada uno de los grupos de interés:
5.1. CLIENTES:
Fines de consulta, reporte a centrales de riesgo y verificación de información financiera y comercial.
a. Evaluar e identificar los cupos crediticios que tiene el cliente.
b. Validar la información tributaria del cliente.
c. Mantener contacto, e informarlo acerca de los productos y servicios adquiridos.
d. Actualizar la información de contacto de manera periódica para el cumplimiento de las obligaciones a su cargo y el ofrecimiento de nuevos productos y servicios.
e. Realizar la gestión de cobranza judicial y extrajudicial, así como realizar investigaciones de bienes y localización personal, para obtener el pago de las obligaciones a cargo del titular de los datos.
f. La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
g. Como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales, históricas o estadísticas.
h. Consultar ante los Operadores de Información o ante cualquier otra persona o entidad que maneje o administre bases de datos de manera legítima, para validar el comportamiento crediticio de los titulares y evaluar las posibilidades de vincularlos y mantenerlos como sus clientes. Así como, reportar, ante los mismos Operadores, de sus hábitos de pago, tanto positivo como negativo.
5.2 PROVEEDORES:
Químico SAS Corporación Productora considera a sus proveedores unos aliados en el desarrollo de su actividad, y busca que éstos tengan estándares compatibles de servicio, calidad, cumplimiento y seguridad. Dada la relación establecida con éstos, bien sea a través de órdenes, de servicio o contratos, trata su información con los siguientes fines:
a. Tener un registro de proveedores con información actualizada, veraz y disponible.
b. El trámite de la solicitud de vinculación como proveedor.
c. Compartir las mejores políticas y estándares para asegurar la calidad, el adecuado Tratamiento de la información, la seguridad y la confidencialidad en la prestación de los servicios.
d. Validar la información de comportamiento financiero, comercial y de servicios de sus proveedores.
e. El control y la prevención del fraude, el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
5.3. TRABAJADORES, PRACTICANTES, APRENDICES Y PERSONAL RETIRADO.
a) El desarrollo de la relación contractual, en especial para el cumplimiento de las obligaciones y el ejercicio adecuado de los derechos establecidos en la ley.
b) El almacenamiento organizado de la información correspondiente a su desempeño laboral y la emisión de las certificaciones y recomendaciones a que haya lugar.
c) Hacer las vinculaciones al sistema de seguridad social y a las cajas de compensación familiar.
d) Comunicación en caso de ausencia, distribución de información.
e) Hacerlos partícipes de beneficios y de las actividades de bienestar dispuestas para los empleados y sus familias.
f) Monitorear el uso adecuado de los equipos asignados y de las plataformas y aplicaciones puestas a su disposición para el cumplimiento de sus funciones.
g) Validar el ingreso de los trabajadores Químico SAS Corporación Productora
h) Tener una relación del personal y cargos que han laborado en Químico SAS Corporación Productora, en caso de requerir defensa dentro de un proceso legal.
i) Administración y relación del personal que ha desempeñado cargos en Químico SAS Corporación Productora.
Químico SAS Corporación Productora utilizará los datos para dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, y cualquier otra disposición legal relacionada con prevención de conductas ilegales, así como para el cumplimiento de las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.
5.4 MERCADEO:
Estos datos, únicamente se recopilan con el fin de:
a. Entregar información de merchandising.
b. Dar información sobre actividades promocionales vigentes o pasadas.
c. Realizar estrategias de mercadeo como correo directo, mailing, promociones, investigaciones de mercado y/o publicidad.
6. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS.
Cualquier cambio sustancial en la Política para el Tratamiento de Datos Personales se comunicará oportunamente a los titulares que reposen en las bases de datos mediante comunicación masiva dirigida a los datos de contacto remitidos a Químico SAS Corporación Productora. En caso de no tener el contacto de los titulares para la comunicación del cambio de la política, Químico SAS Corporación Productora adicionalmente, lo informará a través de su página web www.factoresymercadeo.com o de cualquier otro mecanismo eficiente.
7. VIGENCIA.
Esta Política de Protección de Datos Personales se adoptó en el 2019. Las áreas de Químico SAS Corporación Productora especialmente impactadas participaron activamente en el desarrollo de esta política y realizó un trabajo colectivo orientado a difundir los aspectos más relevantes de la misma y de la normativa aplicable en general.
Agosto 2024.
